+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде? Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек. Учет задач регистрации документов, которые наилучшим образом обеспечиваются применением той или иной регистрационной формы. Например, если существуют веские доказательства того, что нарушитель закона может скрыться сам или скрыть свое имущество.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документы кадрового учета

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от рублей за штуку. В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря года. Есть судебные дела в роли ответчика.

У компании появилась идея вести журнал по технике безопасности пожарная безопасность в электронном виде. С чего необходимо начать, и принимают ли контролирующие органы журналы в электронном виде? Остановимся более подробно на некоторых моментах заполнения журналов, связанных с регистрацией инструктажей.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

С помощью чего вы будете осуществлять шнуровку выбирать вам: это может быть шпагат, льняной шнур, лента, прошивная капроновая нить и т. Концы шнуровочного материала должны быть выпущены на обложке журнала или на его последнем листе и закреплены наклейкой так, чтобы концы шнуровки оставались видимы. В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов. Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда. Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу. Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Если вы решите последовать их примеру, логично будет также разработать отдельную программу и инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда работникам сторонних организаций.

Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала. Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге. Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ.

Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны например, трудовые книжки, договоры, счета.

С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, — письма, приказы, инструкции. Обязательные документы для ведения кадрового учета: Правила внутреннего трудового распорядка ст. С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала.

Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью сургучной, мастичной и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 семьдесят шесть страниц.

Не все учетные журналы обязательны к ведению. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля надзора , органами муниципального контроля п.

В соответствии с номами закона, а именно п. Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ. Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок. Но вы вполне можете и не следовать этому правилу. Теперь поговорим о том, как нужно оформлять обложку журнала и заполнять его страницы.

В любом случае работодатель имеет право самостоятельно закрепить, каким образом происходит регистрация приказов в организации, допускается применение дробей или нет. Ведение кадровой документации является важной составляющей хозяйственной деятельности каждого предприятия, ведь только подробное ведение дел позволяет не только достичь успеха в управлении персоналом, но и избежать проблем с контролирующими органами, коими являются и Инспекция труда, и прокуратура.

На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями. Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался.

Новая запись делается в той же графе. Нужно учесть, что срок хранения личных дел работников, утвержденный Росархивом Система электронного документооборота Современный способ регистрации входящей корреспонденции — система электронного документооборота.

На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой Ваш e-mail не будет опубликован. Перейти к содержанию Главная Менеджмент Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде.

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Журнал регистрации переводов сотрудников

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно. Виды журналов регистрации приказов с образцами Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:. Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу: Рег. Бухгалтерия Кот И. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации в т.

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке. По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться.

Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести "в цифру". Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно? В наш век господства "цифры" над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до такой консервативной области, как кадровое делопроизводство.

КАКИЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПЕРЕВЕСТИ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ

Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде? Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек. Учет задач регистрации документов, которые наилучшим образом обеспечиваются применением той или иной регистрационной формы. Например, если существуют веские доказательства того, что нарушитель закона может скрыться сам или скрыть свое имущество.

Читайте о продаже арестованного имущества судебными приставами. Список должников судебных приставов есть в открытом доступе. Арбитражный суд начинает процесс после получения заявления от пострадавшего лица. Вынесенное решение обеспечивает иск и гарантирует соблюдение материальных интересов заявителя ст.

Чаще всего изъятие имущества происходит для обеспечения иска за долги. Нужно учесть, что срок хранения личных дел работников, утвержденный Росархивом В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами.

Регистрировать документы можно в специальных регистрационных журналах или на карточках данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку. Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя.

Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Но если в нормативных актах отсутствуют положения об обязательности ведения журнала на бумажном носителе, с особыми правилами оформления прошнурован, пронумерован, заверен печатью , его можно вести в электронном виде.

Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение индекс.

Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. Использование электронных документов далее — ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях.

К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Приказом Минкультуры России от Ограничения в действиях государственных органов: В процессе слушания в арбитражном или гражданском суде принимается решение — для обеспечения иска изъять собственность ответчика. Суд общей юрисдикции обладает правом запретить правообладателю, производить какие-либо действия с активом. Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля г.

Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября г. У вас не останется вопросов о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы после прочтения статьи по ссылке.

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа. Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты. Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы.

Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи. ВАЖНО: Журнал учета увольнений НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Журнал регистрации переводов сотрудников Долю в уставном капитале российской организации, зарегистрированной в Республике Крым, продал гражданин, не являющийся резидентом РФ. Следовательно, к обязательным отдела кадров относятся : 2. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации или сводной номенклатуры дел осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы иного подразделения, выполняющего ее функции.

Когда дело закрывается с окончанием года или по наполненности , оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом. Иногда для этого заводят отдельный журнал учета. Зачем нужно регистрировать письменные обращения работников, и кто это должен делать в компании — рассмотрим в нашей статье. Дорогие читатели!

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу. Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД. Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

Мы используем куки для наилучшего представления нашего сайта. Если Вы продолжите использовать сайт, мы будем считать что вас это устраивает. Управление документами. Для принятия решения о выборе регистрационных форм рекомендуем обратить внимание на два методических аспекта: 1.

Где регистрировать трудовые книжки Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т. Ваш адрес email не будет опубликован. ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа.

По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе. Заполнение т 6 на отпуск по беременности и родам в.

Как получить пособие по питанию кормящих матерей если зарегистрирована в другом городе. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован.

Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

Первый экземпляр контрольный хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Журнал учета приема, перевода, увольнения работников Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.

Так, при увольнении — причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

При поощрениях и дисциплинарных взысканиях — в приказе обязательно приводится причина и вид поощрения или взыскания, согласно ст.

ТК РФ. Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля г. Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно ст. Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: журнал регистрации или регистрационную карточку.

В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала лицевой или оборотной стороне , на его каждой или последней странице: Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, поэтому: 1 журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью сургучной, мастичной и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации или 2 листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются.

На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись: Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа распоряжения. В организациях приказ заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.

Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. Если приказ распоряжение о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе распоряжении производится соответствующая запись.

В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии должности , основание увольнения.

Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа распоряжения. В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия должность , размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.

В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала лицевой или оборотной стороне либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице. Лицо, ответственное за ведение журнала должность фамилия, имя, отчество Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы: 1.

Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью сургучной, мастичной и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Для учета кадров, ихдвижения, а также для учета кадровой документации используютсяспециальные журналы книги учета. Они ведутся работниками отделакадров. Организации могут использовать формы, как утвержденныеминистерствами и ведомствами Российской Федерации, так иразработанные непосредственно специалистами отдела кадров. Внастоящее время законодательно утвержденных унифицированных формжурналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтомуорганизации вправе разработать их самостоятельно в произвольнойформе.

Об этом подробнее читайте в представленном нижематериале. Прежде чем приняться заизготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницыжурнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположениеподходит для журналов с небольшим количеством граф. Агоризонтальное применяется, если на странице журнала требуетсяотразить много разных сведений.

Например, журнал регистрациипереводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на однойстранице нужно зафиксировать прежнее и новое места работысотрудника, старое и новое наименование его должности. Все этоможет не поместиться на вертикально расположенной странице. Смомента заведения журнала учета на лицевой стороне всоответствующей графе делается запись о дате его заведения и первомпорядковом номере данного журнала.

Графы на последующих страницахразрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить вних требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф напоследующих страницах журнала, применяется книжная или альбомнаяориентация обложки и листов. Данные о работнике,ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложкежурнала лицевой или оборотной стороне либо на каждой страницежурнала.

Страницы журнала должныбыть защищены от изъятия и вложений. Для этого используютсяследующие способы:. Журнал нумеруется,шнуруется, скрепляется печатью сургучной, мастичной и заверяетсяначальником отдела кадров или заместителем руководителя организациипо управлению персоналом либо самим руководителем организации.

Листы журналанумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов напоследней странице делается наклейка с оттиском печати отделакадров или организации. При этом на последней странице делаетсязаверительная надпись по следующему образцу:. Фамилию, имя, отчество вжурналах следует указывать полностью, а наименование должности,специальности, профессии — в соответствии со штатнымрасписанием.

Подчистки, исправленияили удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующихсредств не допускаются. Если все же необходимосделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записизачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четкочитался.

Тогда в неевносится следующая запись:. Журналы учета являютсядокументами внутреннего пользования и не могут передаватьсяработникам иных, кроме отдела кадров, подразделений безсоответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомлениеруководителей подразделений или иных должностных лиц организации сжурналом учета должно производиться в присутствии лица,ответственного за его ведение.

Журналы с определеннойрегулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляютсяначальнику отдела для проверки своевременности и правильностипринятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализакадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица,ответственного за его ведение. Перечнем типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций,с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6октября года, установлены следующие сроки хранения:.

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал книгу, базу данных.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу. На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации.

Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами. Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов. В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным. Унифицированной формы журнала регистрации нет , но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив. Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан бухгалтерия или другой отдел , расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал. Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком , на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку.

Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику. В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel. Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

Формат: х вертикальный 64 страницы, пронумерованы Прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ. Контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа. Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись.

Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку без этого журнал не считается опломбированным. Приказы по личному составу — это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы.

Вопрос: Допустимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр.

В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников. Например, нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью п. То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки".

В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением п. А вот журнал книгу регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера. Это же относится к журналу учета приказов о приеме на работу. Дело в том, что унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому специалист кадровой службы организации может выбрать наиболее практичный способ регистрации бумажный носитель и или электронный.

Формы таких журналов целесообразнее утвердить приказом работодателя. Обратите внимание: журналы книги учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет пп. В связи с чем на практике применяется электронная регистрация указанных документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе. О компании Каталог товаров Доставка и оплата Учебный центр Полезная информация. Документы кадрового учета.

Документы кадрового учета Документы в электронном виде Можно ли вести кадровые документы в электронном виде?

Кадровое делопроизводство: журналы учета

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Электронные трудовые книжки - Разъяснения, комментарии, законы, образцы документов.

Первый экземпляр контрольный хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников. Например, нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью п. То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением п. А вот журнал книгу регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера. Это же относится к журналу учета приказов о приеме на работу.

Оформление журнала регистрации приема на работу. Какие документы нужно регистрировать.  Мы переходим на электронный документооборот и оформляем на каждого работника электронную подпись (простую или неквалифицированную). Специалист по охране труда или работодатель, или сотрудник, на которого возложена данная функция приказом по организации.  В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов. Юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело» Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы: Нужно сказать, что учетный журнал и учетная книга — по сути одно и то же.

Российский бухгалтер, N 7, год Ольга Берг, эксперт журнала. Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы книги учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением. Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа. Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2021 frencheese.ru