+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как отчитаться за подотчетные деньги если нет документов

Как отчитаться за подотчетные деньги если нет документов

Шаблоны и формы Разбираемся с новыми правилами для подотчета С августа года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в году. Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в году. По Приказу Минфина от

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Деньги ООО: как выдать под отчёт

Шаблоны и формы Разбираемся с новыми правилами для подотчета С августа года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в году.

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в году. По Приказу Минфина от Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм.

Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ. В году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от Главные модификации коснулись пункта 6. Новые правила подотчета: выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор ст.

Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем; выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее. Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий: Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.

Подотчетным лицам, изменения года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы.

Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации бухгалтер создает приходный кассовый ордер. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты. Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена рублей по одному контракту. Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику.

О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин Письмо от Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике, в Положении о расчетах с подотчетными лицами, и в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом. Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета С Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме.

В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату. Если работник потратил личные деньги Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление.

Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег. Если работник потратил собственные деньги, это не является подотчетом! Алгоритм возмещения необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах. Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение.

При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Письмо Минфина от Новые образцы для подотчета.

Что предпринять, если подотчетник потерял подтверждающие бумаги

Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.

Верховный суд признал такие действия налоговиков законными. Если подотчетным лицом не представлены авансовые отчеты и подотчетные суммы не возвращены в кассу, налоговики потребуют удержать НДФЛ с дохода работника и работодатель будет привлечен к налоговой ответственности. В ходе выездной налоговой проверки было установлено, что руководителю организации в течение нескольких лет выдавались денежные средства под отчет.

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы услуги. Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов.

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Через некоторое время работник вернулся с приобретенным товаром, но без подтверждающих документов. В каждой организации возникает необходимость в приобретении товаров, работ или услуг через подотчетное лицо.

Для этого сотруднику, который поименован, например, в перечне подотчетных лиц, на основании приказа руководителя и заявления работника выдаются деньги на совершение покупки. Подотчетник обязан в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения периода, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами о расходах.

Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет осуществляются в срок, установленный руководителем п. Нет отчета, но деньги есть На сегодняшний день запрета на выдачу наличных под отчет при условии неполного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме не установлено. Поэтому работнику можно выдавать средства, даже если он не отчитался по предыдущим полученным суммам, конечно, если иное правило не установлено в локально-нормативном акте организации. Утрата документов Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары работы, услуги , передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально.

Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, — причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам. Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.

Отражение в учете Для отражения затрат в бухгалтерском учете достаточно авансового отчета и объяснительной, полученной от работника. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен на основании первичного документа, в частности, им может являться бухгалтерская справка, составленная по факту утраты чеков.

В налоговом учете все сложнее, расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и оформленными в соответствии с требованиями законодательства.

Подтверждением того, что работник действительно совершал покупки, могут являться любые документы, которые будут свидетельствовать о произведенных тратах. Сотрудник может обратиться к продавцу поставщику с просьбой предоставить копии закрывающих документов. Если они были составлены на юридическое лицо, то в данном случае возможно получить дубликаты.

А что делать, если оплата была произведена наличными от имени физического лица и чек был утерян? Таким образом, даже если сотрудник не предоставит оправдательные документы, но затраты были реально им понесены, то расходы могут быть ему возмещены на основании распоряжения руководителя.

В бухгалтерском учете с отражением таких трат сложностей не возникает, так как они могут быть оформлены бухгалтерской справкой, а вот для принятия расходов в налоговом учете необходимы оригиналы документов.

Статей ТК РФ предусмотрено право работодателя взыскивать с сотрудника задолженность для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного выданного аванса удержанием из заработной платы, но не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В соответствии с пунктом 1 статьи НК РФ при определении налоговой базы НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, если иное не предусмотрено статьей НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного соцстрахования, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг подп.

При этом спорные товарные чеки были признаны судом документами достоверными и подтверждающими произведенные расходы сотрудником Общества, поэтому данная сумма не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. Однако риск включения таких расходов в доход работника существует. Например, суды посчитали невозможным принятие к учету и подтверждение несения расходов на основании представленных к авансовому отчету подтверждающих документов по расходованию выданных под отчет сумм на производственные нужды, не соответствующих порядку оформления, определенному действующим законодательством.

В связи с чем указанные средства были отнесены к доходам подотчетного лица, подлежащим включению в базу по налогу на доходы физических лиц Определение Верховного Суда РФ от 9 марта г.

Таким образом, если сотрудник действительно потратил выданные средства на нужды организации и отчитался перед работодателем, то объекта налогообложения НДФЛ и взносами не возникает. Однако есть риск того, что налоговые органы могут посчитать предоставленные оправдательные документы недостаточным доказательством несения расходов и включить их в доходы работника, соответственно увеличив таким образом налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам.

Выбор читателей.

Отражаем невозвращенный подотчет в бухучете

Верховный суд признал такие действия налоговиков законными. Если подотчетным лицом не представлены авансовые отчеты и подотчетные суммы не возвращены в кассу, налоговики потребуют удержать НДФЛ с дохода работника и работодатель будет привлечен к налоговой ответственности.

В ходе выездной налоговой проверки было установлено, что руководителю организации в течение нескольких лет выдавались денежные средства под отчет. Всего было выдано более 20 млн. Однако руководитель отчитался не за все выданные подотчетные суммы - не представил подтверждающие документы на несколько миллионов рублей и не вернул выданные деньги в кассу организации. В доходы, облагаемые подоходным налогом организация эти суммы не включила и налог не был удержан и перечислен в бюджет.

В ходе проверки налоговики затребовали у компании документы, подтверждающие целевое использование выданных сумм и доказательства, подтверждающие оприходование товарно-материальных ценностей, купленных на эти деньги. Организацией данные документы представлены не были.

Естественно, налоговики начислили организации недоимку, пени и штраф, а также предложили удержать и перечислить в бюджет подоходный налог с незакрытых подотчетных сумм или сообщить в письменном виде о невозможности удержать НДФЛ.

Организация с данным решением не согласилась, поскольку данные суммы являются подотчетными и обязанности удерживать с них подоходный налог у нее нет. Компания попыталась оспорить решение ИФНС в суде. Суды трех инстанций Верховный суд поддержали решение налоговиков по следующим причинам: подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами в бухгалтерию организации не позднее трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдавались под отчет денежные средства или со дня выхода на работу данное требование содержится в Порядке ведения кассовых операций.

По спорным суммам авансовые отчеты представлены не были; также организацией не были представлены документы, подтверждающие оприходование материальных ценностей, приобретенных за счет этих сумм; если в организации отсутствуют необходимые документы, у физического лица, получившего денежные средства под отчет, возникает доход, облагаемый подоходным налогом.

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей настоящего Кодекса.

Однако организация не выполнила данную обязанность. Таким образом, денежные средства, выданные под отчет руководителю, при отсутствии доказательств их расходования или использования в деятельности организации правомерно признаны доходом руководителя. Следовательно, организация как налоговый агент обязана была исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Через некоторое время работник вернулся с приобретенным товаром, но без подтверждающих документов. В каждой организации возникает необходимость в приобретении товаров, работ или услуг через подотчетное лицо.

Источник: 1sns. Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое — в институте. Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась. А что потом делать? Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться. Разговор по понятиям Вначале нужно определиться с понятиями.

О чём мы, собственно, говорим. Подотчетные суммы — это наличные денежные средства, выданные на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику далее — подотчётному лицу под отчет. Сегодня допускается перечисление подотчетных сумм на зарплатную или корпоративную пластиковую карту, если это прописано в локальном нормативном акте.

Вся официальная информация о работе с подотчётными суммами — в Правилах выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм, которые установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утв.

Банком России Как выдают деньги Для того чтобы получить деньги, подотчетное лицо пишет заявление о выдаче наличных под отчет. Такое заявление составляется в произвольной форме, но при этом оно должно содержать: собственноручную надпись резолюцию руководителя о сумме наличных денег и срок, на который они выдаются; подпись руководителя; дату п.

А можно просто понадеяться на русский авось: а вдруг Налоговая не обнаружит нарушение в течение 2-х месяцев? Если вам не повезёт, и в течение этого срока проверкой будет выявлено нарушение, вам грозит штраф. Вернее два штрафа. В соответствии с ч. Информацию о том, как оформляются расходные кассовые ордера, кем подписываются, я для краткости опускаю. В соответствии с Указанием Банка России от Как деньги возвращают Теперь начитается самое интересное.

По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет п. При этом подотчетному лицу выдается расписка отрезная часть авансового отчета , подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов. А что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня? Если это — нарушение кассовой дисциплины, то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включёно!

Значит, наказать нас за это никто не имеет права. Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до дней. Скажем, для топ-менеджеров дней, а для всех остальных - 3 дня.

Это ваше право. Но лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Москве от Но сейчас это все как-то заглохло. Итак, что мы с вами имеем сегодня? До тех пор, пока организация не списала выданные под отчёт средства в свой убыток, обязательства уплаты каких-либо налогов, вроде бы, не возникают.

Обратите внимание: в этой ситуации нельзя говорить и о материальной выгоде. Условием её возникновения является заключение письменного договора между организацией и физическим лицом, но Положением такой способ выдачи денег под отчёт не предусмотрен. Поэтому нет никаких оснований начислять материальную выгоду в виде экономии на процентах. Невозврат подотчетных сумм приводит лишь к одному - у сотрудника возникает задолженность по возврату полученных от организации под отчет денежных средств.

И получение сотрудником денег в такой ситуации не может автоматически считаться его доходом. Как долго может сохраняться этот status quo? До тех пор, пока организация не спишет выданную под отчёт сумму в расходы п. Так что через 10 лет вам всё равно придётся списывать эти средства. Ну да ничего. Как в той сказке: что-то за это время наверняка случится. Или падишах скончается, или ходжа Насреддин помрёт, или ишак сдохнет… То есть: изменится законодательство, будет реорганизовано юридическое лицо или получатель подотчётных средств уедет за границу - сказочное количество вариантов.

Но если организация простит долг работнику и спишет его, то она будет обязана исчислить НДФЛ и страховые взносы Минфин России в письме от Если вы не желаете платить НДФЛ и страховые взносы, то этого делать не нужно, так как доход сотрудника возникает в момент списания.

Наш суд — самый гуманный В спорных случаях стороны, разумеется, могут обратиться в суд. Поэтому судебная практика нам тоже небезразлична. Так вот, наши суды считают: раз физическому лицу уже выданы деньги под отчёт, это значит, что человек уже отчитался по ранее полученным суммам.

Презумпция разумности субъекта предпринимательской деятельности. То есть: не дураки же в организации сидят, чтобы давать деньги тому, кто не имеет привычки отчитываться об их расходовании. Мы согласны с нашим самым гуманным судом. Мы — не дураки.

Просто рассеянные немножко… Отчётность куда-то засунули, найти не можем. В общем, считайте документы утерянными. Несчастный случай на производстве, можно сказать. А сотрудник наш расписку отрезную часть авансового отчёта тоже потерял. Ну что с него взять! Физлицо всё-таки. Главное, в суде не рассмеяться. Таким образом, создаётся интересный правовой казус. Факт выдачи денег не отрицаем; все авансовые отчеты получены, к сотруднику нет претензий. Но придать этим фактам юридическое значение можно только через суд.

Соответственно одна сторона будет настаивать на таком разбирательстве, другая не будет ничего отрицать. И если суд пройдёт по такой схеме в тёплой дружеской обстановке - о начислениях НДФЛ и страховых взносов можно забыть. А потом руководитель организации вынесет суровый приказ о наказании главбуха и восстановлении документов. В качестве наказания можно применить ссылку на семинар за границу.

Такие семинары иногда проводятся на круизных морских лайнерах. Не Мальдивы, конечно, но наказание должно быть строгим. Каких-либо других действий со стороны Налоговых служб можно не бояться, законодательством им не предоставлено право принимать решение об изменении юридической квалификации сделки.

Таким правом обладает только суд. Чтобы переквалифицировать сделку, они должны обратиться в суд. Что очень долго и практически нереально. Есть, конечно, другая проблема. Это когда подотчётная сумма достигает астрономических размеров, что не будет красить баланс предприятия и станет всё время вызывать интерес Налоговой службы, начиная с писем о вашей ликвидации в связи с нехваткой чистых активов.

Но это — тема для отдельного разговора. Подотчетные выводы Подводим итоги. Если вы хотите максимально долго не подвергать налогообложению суммы, выданные под отчет, то не списывайте их, просто держите как задолженность. За то, что вы будете продолжать выдавать деньги под отчёт тому же лицу и впредь наказать вас практически невозможно. По истечении срока исковой давности или сразу по истечении срока отчёта можете устроить с таким сотрудником дружеский судебный процесс.

Получайте удовольствие по полной программе. Закон на нашей стороне, судебная практика тоже. Нам не страшен налоговый инспектор. В этом конкретном случае, разумеется….

О безопасном списании подотчётных денег, и почему это нужно делать не спеша!

Постановлением Правительства от Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым.

И что тогда делать? В этом случае законом допускаются крайние меры со стороны работодателя. Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался? Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников. Без наличия авансового отчета и или без внесения в кассу на расчетный счет предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.

Деньги под отчет: товар есть, документов нет

Источник: 1sns. Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое — в институте. Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась. А что потом делать?

Сотрудник потерял документы и не может отчитаться по полученным из кассы суммам. Результат — стоимость покупки нельзя списать в налоговом учете, а НДС — принять к вычету. Предлагаем способы, позволяющие избавиться от «зависших» подотчетных сумм. Чем грозит. Без подтверждающих документов компания не сможет списать расходы как в бухгалтерском, так и налоговом учете (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября г. № ФЗ и ст. Налогового кодекса РФ).  Например, когда деньги под отчет взял директор. Хорошо, если сотрудник при покупке выступал как представитель компании. В таких случаях продавцы выдают накладную, счет-фактуру и кассовый чек.

Следует отметить, что ранее некоторые суды принимали противоположные решения по данному вопросу см. Судьи аргументировали свою позицию тем, что подотчетные суммы, израсходованные сотрудником на хозяйственные нужды организации, не остаются в его распоряжении. В дальнейшем при принятии решений суды будут руководствоваться позицией ВАС РФ, в соответствии с которойподотчетные суммы, не подтвержденные оправдательными документами, являются доходом сотрудника.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Виргиния

    Алексей, для ГПК, КАС, КоАП совет Добровинского вполне подходит!

© 2018-2021 frencheese.ru